【看護師向け】履歴書の送付状の書き方とマナーを詳しく解説

送付状（添え状）とは？

送付状（添え状）とは、先方への挨拶と送付した書類の情報を記載する書類です。履歴書などを提出する際に、指定されている書類に加え、送付状を同封します。

もともとはビジネスシーンで使われる書類ですが、転職活動でも同封するのが一般的です。履歴書だけを封筒に入れて送るのは、マナー違反となるので注意しましょう。

採用担当者にとって、履歴書や送付状は一般常識を身に付けているかを知る判断材料のひとつです。送付状を同封することはもちろん、必要な情報を適切に記すことで、常識をもった人材であると採用担当者に印象付けることができます。書き方のポイントを押さえ、丁寧に作成しましょう。

送付状（添え状）を書く目的

送付状にはいくつかの役割や目的がありますが、ひとつは「同封している書類の内容や枚数を知らせること」です。同封されている書類の概要が伝わることで、先方に対し、以下のようなメリットをもたらせます。

・宛先（部署・名前）が一目で分かる
・万が一送付書類の抜けや不備があっても、相手側が確認できる

また、応募者にとっても送付状があることで、送る前にきちんと書類がそろっているか確認できるメリットがあります。送付前に、抜けや不備に気づきやすくなるでしょう。

送付状のもうひとつの目的は、先方への挨拶です。添え状には時候の挨拶を書くのが一般的となっており、採用担当者への気遣いが込められています。

送付状（添え状）の書き方

送付状に必要な情報は、一般的に以下のとおりです。

＜送付状に必要な項目＞
・日付
・宛先
・氏名と連絡先
・タイトル
・本文
・同封書類の内容
・締めくくり

添え状に記載される文章に、誤字や脱字はもちろん厳禁です。また、それぞれの項目にはポイントがあるので、適切な書き方を覚えましょう。

＜日付＞
日付は送付状の右上に記載されるのが一般的です。作成した日ではなく、ポストに投かんした日を記載します。また、一緒に送る履歴書や職務経歴書とも日付を合わせるのがマナーです。送る前には、ほかの書類も確認しておきましょう。

＜宛先＞
宛先は、先方の情報を正式名称で正しく書くことを意識しましょう。「〇〇法人」なども省略せず、すべて記載します。

宛先は次の順番で書くのが一般的です。

・法人名（〇〇法人〇〇会）
・病院名（〇〇病院）
・所属・役職（〇〇部〇〇課）
・宛名（「〇〇〇〇様」、「御中」など）

宛名は、送付先によって書き方が異なります。採用担当者の名前が分かっている場合は、個人名（苗字と名前）に「様」を付け、病院や部署に送付するなら「御中」を使います。また、医師に向けて送る場合は「先生」とするのが良いでしょう。

＜氏名と連絡先＞
送り先の下の段に、自分の情報を右寄せで記載します。採用に関する連絡を受け取る際に必要な情報となるでしょう。郵便番号と住所、連絡先、名前を記載します。メールアドレスも記載しておくとより丁寧です。

＜タイトル＞
送付状のタイトルは、ほかの文章よりも少し大きめのフォントを使い、中央寄せで書くのがポイントです。採用担当者に書類の内容が伝われば、どのように伝えても構いません。転職活動では、「応募書類の送付につきまして」「必要書類送付のお願い」などのタイトルが使用されます。

＜本文＞
本文は主に「頭語」「挨拶文」「本文」「結語」4つの文章で構成されています。それぞれの役割は次のとおりです。

4つの構成が組み合わさると、次の例のようになります。

また、応募先の呼び名は先方の施設形態によって異なるので注意しましょう。

＜施設形態＞
・〇〇病院：貴院
・〇〇法人：貴法人
・〇〇施設：貴施設
・〇〇企業：貴社

＜同封書類の内容＞
本文の下に、どんな書類が同封されているのかを記載します。まず、中央寄せで『記』を記載し、その下に同封した書類と、枚数を記入しましょう。

＜締めくくり＞
送付状の一番下に右寄せで「以上」と記入すれば、完成です。送付状は1枚に収めるのが一般的となっています。

履歴書の書き方を詳しく知りたい方は、こちらの記事もご確認ください。
【看護師の転職マニュアル】履歴書はどう書く？基本マナーから徹底解説！

送付状（添え状）を書くときのマナー

履歴書に送付状を同封することは社会人として一般常識ですが、せっかく送付しているのに基本的なマナーを間違ってしまってはもったいないです。先方にきちんとした印象をもってもらうために、送付状のマナーを知っておきましょう。

便せんは白いものを選ぶ

便せんは、履歴書と同じサイズの白い用紙を選びましょう。ほとんどの場合、A4サイズが使用されています。

送付書は手書きとPC、どちらで用意しても構いません。用紙は基本的には無地のものを使用しますが、手書きの場合は罫線が入ったものも使えます。字に自信がある方なら、手書きで書いても良いでしょう。もちろんPCで作っても問題ありませんが、手書きだとより熱意や人柄が伝わりやすくなります。

手書きで記入するなら、黒いボールペンを使います。間違えたときは修正ペンや修正テープは使わず、必ずはじめからやり直しましょう。

PCの場合、必ず横書きで記入します。奇抜なフォントは使わず、明朝体やゴシック体を使うのが無難です。用紙が余っていても無理に埋めようとはせず、文字サイズ11～13ポイント程度で作成するようにしましょう。

自分の言葉を使って書く

送付状を作成するときに、テンプレートの使いまわしは厳禁です。日々多くの履歴書や送付状を確認している採用担当者には、すぐに見抜かれます。テンプレートの使用が伝わるばかりか、「送付状の作成に手を抜いた」と捉えられてしまうでしょう。

伝えたい情報や先方の特徴をよく分析し、自分自身で考えた言葉を記載することが大切といえます。

送付状に記載できる少ない情報からも、人物像は伝わるものです。自分がどんな人材か分かる情報を端的に盛り込みつつ、担当者にアピールできる言い回しを考えましょう。

書類はクリアファイルに入れて同封する

書類はそのまま封筒に入れるのではなく、クリアファイルを利用するのが一般的です。送付した書類がひとまとめになり、確認しやすくなります。

また、配達中の天候によっては、書類がびしょ濡れになり字がにじんでしまうというアクシデントも考えられるでしょう。クリアファイルは、万が一の汚れや水濡れ、折れも防いでくれます。

書類を入れる際は、順番に気を付けましょう。

1.送付状
2.履歴書
3.職務経歴書
4そのほかの書類

送付状が一番上になるのがポイントです。記入した面が表になるよう注意し、しっかりと封をしましょう。

まとめ

応募に必要な書類のメインとなるのは履歴書ですが、きちんと送付状を送付することで先方の印象アップにつながります。今回ご紹介した書き方のポイントやマナーをおさえ、誠実さや丁寧さが伝わる送付状を作成しましょう。